Como o RPA pode ajudar você com a LGPD e a segurança digital da sua empresa?
Em maio de 2018, entrou em efeito a GDPR, lei europeia que estabelece parâmetros para o uso de dados de pessoas físicas. E em agosto do mesmo ano, Michel Temer, então presidente, sancionou um texto de teor semelhante: a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados. A lei brasileira passa a ter efeito em 2020 e pode afetar muito o dia a dia de diversas empresas. De maneira geral, organizações que lidam com dados de clientes deverão ter um controle bem maior sobre eles, além de uma comunicação mais objetiva e transparente sobre seu uso. O próprio Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO) oferece algumas diretrizes de como cumprir a nova lei, bem como um teste para avaliar a adequação de uma empresa às regras. A organização também reconhece que organizações que queiram se manter à frente no mercado precisarão seguir a legislação. Fazer isso pode parecer complicado, não é mesmo? Entretanto, com os recursos adequados, essa transição pode ser simples. Quer saber quais são esses recursos? Continue a leitura e entenda! Qual é a relação entre LGPD e segurança digital? O objetivo da LGPD, ainda segundo a SERPRO, é proteger direitos como liberdade e privacidade. Para isso, ela estabelece regras sobre o processo de coleta, armazenamento e compartilhamento de informações de cidadãos brasileiros — tanto no Brasil quanto fora do país. Portanto, empresas estrangeiras que tenham dados de pessoas brasileiras também devem se adequar à nova lei, da mesma maneira que empresas brasileiras precisam obedecer ao RGPD europeu se tiverem dados de cidadãos europeus. Essas regras exigem que as empresas garantam maior segurança sobre informações pessoais armazenadas em seus servidores. Os donos desses dados deverão ser informados sobre o uso que será feito deles e podem exigir cópias das informações quando quiserem, bem como solicitar sua exclusão dos servidores da empresa. Dessa perspectiva, já é possível entender a relação entre segurança digital e a LGPD. Isso porque as organizações que não cumprirem a lei ficarão sujeitas a penalidades, incluindo multas de até 2% do faturamento da empresa — chegando, no limite, ao valor de R$ 50 milhões. Além da multa, há também o dano à reputação da empresa ou marca, que, segundo um estudo da Universidade de Virgínia, pode chegar a milhões de dólares. Como o RPA pode ajudar na LGPD? Boa parte das dificuldades que surgem da LGPD para empresas que lidam com grandes volumes de dados pessoais está relacionada ao processo de coleta e armazenamento desses dados. Em um cenário no qual esse processo de coleta de dados não tinha determinações legais tão específicas, muitas organizações criaram um processo que, atualmente, não é satisfatório do ponto de vista da legislação. A automação desse processo de coleta e armazenamento de dados é uma maneira de organizar essas informações de maneira clara, segura e eficiente. Serviços de Robotic Process Automation, ou RPA, são uma ótima maneira de realizar essa automação. De acordo com Kleber Rodrigues Jr., cofundador da WDG Automation (que oferece esses serviços), “o RPA pode viabilizar que a interface de dados do sistema seja feita de maneira automática e extremamente ágil — na qual você consegue extrair informações do usuário e devolvê-las sem preocupação”. Essa automação é feita por meio de um sistema capaz de identificar automaticamente os dados relevantes e organizá-los de maneira a facilitar o acesso a eles. Trata-se de um processo particularmente interessante de automatização com foco na segurança digital. Segundo um estudo da Kaspersky, mais da metade das brechas de segurança digital no setor industrial (um dos setores nos quais essa questão é mais séria, em vista do potencial catastrófico que essas brechas podem ter) foi causada por falhas humanas. Em um sistema com RPA, no qual esse processo é automatizado, não é preciso se preocupar com tais falhas, e isso pode fazer toda a diferença. É um ponto que Rodrigues também destaca, uma vez que, com a LGPD, os custos de brechas de segurança tornam-se ainda maiores. “Há, sim, um risco — por exemplo, pessoas que podem extrair informações e usá-las para subornar fabricantes ou empresas”, comenta. Cofre de senhas As senhas são alguns dos dados mais sensíveis que podem ser vazados, levando inúmeros prejuízos à empresa. Afinal, ter o nome de usuário e senha vazados de um sistema significa, potencialmente, perder acesso àquele sistema. Mais do que isso, pode gerar uma situação de furto de identidade digital e até de perdas financeiras. Existem, no entanto, maneiras de se proteger contra esse tipo de brecha. Em alguns casos, dados mais sensíveis como esses são criptografados antes de serem armazenados. Eles ainda podem ser acessados pelo usuário, mas caso um invasor tenha acesso a eles, não conseguirá descriptografá-los. Dessa forma, ainda que haja uma brecha, o invasor não consegue acessar os dados, diminuindo bastante os riscos envolvidos. Para evitar transtornos como esses, a WDG oferece o Cofre de Senhas: um módulo integrado nativamente na sua solução de RPA, cuja função é garantir a segurança de dados de acesso aos sistemas do cliente. As informações sensíveis ficam armazenadas nesse Cofre de Senhas, de maneira que os dados sejam utilizados apenas pelos robôs de automação e somente mediante autorização dos usuários responsáveis. RPA e auditoria Na transição para uma gestão de dados adequada à LGPD, o RPA também pode auxiliar na auditoria e validação das informações dos processos da organização. Frequentemente, isso exige a unificação de grandes volumes de dados de sistemas diferentes, muitas vezes em formatos variados, todos os quais precisam ser validados. Por tratar-se de um processo repetitivo, longo e que exige atenção contínua, ele representa uma boa oportunidade de automação. Afinal, tarefas desse tipo podem ser bastante desgastantes, o que aumenta a chance de que erros aconteçam — um problema grave, considerando a importância dos processos de auditoria. Automatizar esse processo possibilita a coleta e a formatação dos dados necessários para a auditoria em menos tempo e com menos despesas. Consequentemente, isso também permite que a equipe utilize melhor seu tempo e trabalhe com mais eficiência, dedicando-se a outras tarefas (mais criativas e sofisticadas). As mudanças necessárias para que as organizações obedeçam à LGPD são diversas — e ainda podem aparecer
Automação Robótica de Processos aplicada a ERPs e o Ganho de Produtividade de Equipes de Back-Office
A constante busca pela padronização de processos, bem como o controle preciso de informações sensíveis ao seu negócio, obrigam equipes de Back-Office (ou retaguarda) a realizar, repetitivamente, dezenas de tarefas padronizadas em seus sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning). Estas repetições de um mesmo processo consomem, de forma silenciosa, a produtividade destes departamentos, sempre estagnados, constantemente demandando da contratação de mais recursos para atender aos prazos, metas e tempo de resposta estabelecidos. Isto ocorre porque além do “fator humano” que nada mais é, do que o tempo que um indivíduo consegue produzir normalmente em seu dia de trabalho, em grande parte dos casos, os processos necessários, telas de sistemas, fonte das informações e todas as ferramentas utilizadas por estas equipes também, possuem alguma limitação fazendo com que estes colaboradores tenham, no decorrer do dia, uma queda significativa em sua produtividade e ainda um aumento no risco de cadastramento ou fornecimento de informações incorretas. “Certamente ao ler este Post você já deve ter se recordado de algumas operações ou tarefas repetitivas e altamente morosas, realizadas diariamente por suas equipes .” Este cenário é encontrado em empresas de todos os tamanhos, nacionais e multinacionais, pois até então,, quanto maior o número de processos ou operações a serem cadastrados ou gerenciados, mais pessoas são necessárias nas equipes de Back-Office para realizar prontamente estas atividades. E é neste ambiente comum em que a “robotização” e o uso de “robôs” tem sua aplicação ideal, imediata e com impactos positivos na qualidade, velocidade e escala de sua gestão. Isto porque grande parte destas tarefas realizadas milhares de vezes ao mês, por seus colaboradores, são operações rotineiras de copiar e colar dados, ler informações em um site e cadastrá-la em um sistema. Receber um e-mail e cadastrar as informações, receber um pedido e lançá-lo no sistema, emitir e cadastrar notas fiscais, consultar certidões negativas, dentre centenas de outras atividades simples, que somadas, necessitam de muitas horas de trabalho e muitas pessoas envolvidas. “Se neste exato momento você identificou processos e atividades repetitivas que sugam o tempo produtivo de suas equipes, são estes os primeiros processos onde podemos avaliar o uso de robôs para execução destas tarefas.” Estamos implementando, cada vez mais, soluções baseadas em RPA e ajudando empresas a resolver desafios de produtividade, ganho em escala e redução de custos de maneira segura, econômica, viável, identificando processos em que robôs entreguem mais rapidamente e sem erros, atividades que consomem a produtividade de equipes comerciais, financeiras, administrativas, jurídicas, recursos humanos etc. “Aplicado de forma correta, a Automação Robótica de Processos ou RPA em inglês (Robotic Process Automation) pode reduzir drasticamente a ineficiência que se acumula diariamente em operações de Back-Office e no uso de complexos sistemas de ERP, dentre outras centenas de atividades em sua empresa.” Estes robôs operam de forma autônoma seus e-mails, sistemas de ERP (TOTVs, SAP, ORACLE, MICROSOFT, MEGA, SENIOR, próprios, etc.), planilhas Excel, arquivos do Word, Relatórios em PDF, sites, intranets e sistemas bancários, executando de forma repetitiva e automática tudo o que ensinarmos a ele, sem a intervenção humana, sem erros, permitindo a realocação de suas equipes para funções que realmente necessitem da analise humana. “Em um caso recente um robô desenvolvido pela realizou em 28 minutos uma operação que envolvia diariamente a dedicação exclusiva de oito pessoas.” Alguns outros processos em que robôs podem executar de forma autônoma, tarefas do dia a dia de suas equipes de apoio: Automação de Processos relacionados a emissão, processamento ou validação de boletos; Automação de Processos relacionados ao Processamento, validação, auditoria ou emissão de notas fiscais; Automação de Processos relacionados ao Cadastramento de clientes, validação cadastral mensal em múltiplos serviços de consulta; Automação de Processos relacionados a Validação cadastral de fornecedores e clientes e consulta de certidões negativas; Auditorias; Consolidação de informações bancárias; Cobranças e baixas automática de pagamentos; Etc. COOPERX Brasil RPA – Robotic Process Automation, Outsourcing, Desenvovimento de Sistemas Web e Mobile Soluções: Uipath, IBM RPA, LECOM, DataShield dentre outras. Endereço: Setor Comercial Sul 502 Bloco C, S/N, Sala 37 – Asa Sul – Brasilia, Distrito Federal CEP 70330-530 – E-mail comercial@cooperx.com.br
INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL (IA) E AUTOMAÇÃO ROBÓTICA DE PROCESSOS (RPA) A FAVOR DA EFICIÊNCIA
A automação robótica de processos nas bases de operações já é uma realidade em muitas empresas no Brasil. Elas buscam maior eficiência, eficácia, efetividade e agilidade em seus processos, combinadas à redução dos custos. Os Robôs ou Bots têm assumido a realização de tarefas repetitivas, de diferentes complexidades ou que demandam grande esforço das equipes de trabalho. São várias áreas ou divisões que já contam com a ajuda de robôs. Por exemplo, nas atividades financeiras, administrativas, contábeis, recursos humanos, dentre outras. Essas divisões possuem atividades totalmente aderentes ao RPA, economizando milhares de horas mensais de trabalho das empresas. No entanto, em muitos casos, vários processos simples dependem de uma avaliação humana para a tomada de decisão. Dessa forma, para a automação desses processos se exigia o desenvolvimento de robôs assistidos, ou seja, um robô que depende de uma decisão ou interação humana para definir e selecionar qual ou quais caminhos devem ser seguidos pelo robô para a execução de uma atividade. Para superar este obstáculo, a COOPERX investe no desenvolvimento de projetos que envolvam Inteligência Artificial (IA) e RPA (Robotic Process Automation) para automatizar ciclos completos de atividades repetitivas, que até o momento, exigiam a avaliação humana para a tomada de decisões. A solução ofertada agora pela COOPERX usa toda a capacidade cognitiva da IA (Inteligência Artificial) nos processos de tomada de decisão expandindo ainda mais os horizontes de processos de negócios passíveis de automação completa, aumentando a quantidade de atividades que um Robô ou Bot possa realizar. Com a interação IA e RPA da COOPERX é possível a automação de execução de tarefas ou procedimentos com base nas avaliações de cenários e tomada de decisões da Inteligência Artificial e com base nesta definição, um Robô da COOPERX executa a atividade de forma automática. “Além da automação convencional de processos com o RPA, agora é possível criar processos de avaliação para tomada de decisão automática com base de conhecimento em Inteligência Artificial, e a partir desta tomada de decisão utilizar os robôs ou bots específicos, para cada cenário, permitindo que a tecnologia avalie situações como avaliação de crédito, perfis, aplicação de políticas comerciais, leis, mineração de dados e ainda interagindo ao mesmo tempo, por exemplo, com bases de conhecimento de mercado, informações de CRM, ERPs, tomando a decisão para cada caso, cada processo, cada solicitação ou cada cliente ou de tomada de decisão estratégica de uma empresa. Wander Neto, complementa “Ao contrário das soluções disponíveis no mercado, a solução proposta pela COOPERX possibilita a implantação quase que imediata das plataformas de Inteligência Artificial e Automação de RPA, permitindo que a empresa possa já automatizar, quase que imediatamente, inúmeras atividades de suas equipes, alcançando resultados imediatos com a automação. É possível desenvolver também processos mais complexos que demandem da decisão pela Inteligência Artificial paralelamente aos processos de rápida automação.” COOPERX Brasil RPA – Robotic Process Automation, Outsourcing, Desenvovimento de Sistemas Web e Mobile Soluções: Uipath, IBM RPA, LECOM, DataShield dentre outras. Endereço: Setor Comercial Sul 502 Bloco C, S/N, Sala 37 – Asa Sul – Brasilia, Distrito Federal CEP 70330-530 – E-mail comercial@cooperx.com.br
ARTIGO: O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE A ROBOTIZAÇÃO DE OPERAÇÕES E A PRODUTIVIDADE ESTRATÉGICA EM SUA EMPRESA
Até poucos anos atrás, ao ouvirmos a expressão “robôs”, visualizávamos automaticamente longos braços mecânicos operando soldas, portas, dentre inúmeras outras atividades repetitivas, exatamente iguais, em longas linhas de produção. Esse modelo de produtividade e eficiência viabilizou, para vários setores da indústria, a sua sobrevivência. Com esse processo de automação foi possível reduzir custos de operação, ter uma produção constante 24 horas por dia, atender as demandas de mercado e ainda garantir a precisão de que todos os produtos fossem produzidos exatamente iguais, sem erros. Ao mesmo tempo, outros setores de mercado, também sufocados pela necessidade de reduzir custos e atender ao constante crescimento de suas demandas internas e externas, perceberam que com apoio da tecnologia e a padronização de processos de trabalho poderiam aplicar a mesma metodologia de repetição utilizada pelos robôs das linhas de produção, em seus processos de trabalho. No entanto, ao contrário de robôs físicos seriam utilizados “Robôs Softwares”, que operam como pessoas Softwares, CRM ,ERP, Sites, Documentos, dentre outras tarefas repetitivas e padronizadas. É aí que o RPA ou Robotic Process Automation (Automação de Processos Robóticos, em sua tradução), entrou em cena com uma abordagem de eficiência, aumento da produtividade, redução de custos, aumento do volume de operações diárias e ainda com o valor agregado de liberar profissionais para outras funções mais estratégicas. No Brasil e no mundo o RPA tem tido participação marcante na produtividade, viabilidade financeira e operacional de empresas de vários setores, tornando-as mais competitivas. Isto porque um grande volume de serviços ou processos financeiros, administrativos, jurídicos, de atendimento, auditorias e de recursos humanos, até então executados por grande equipes, têm sido migrados para o uso desta tecnologia, realocando um grande volume de colaboradores para outras áreas, que realmente necessitam da interpretação humana para a tomada de decisões. Assim o RPA ou Robotização de Processos tem sido um forte aliado, sobretudo quando a pressão recai sobre a necessidade do aumento do volume de trabalho, aliado a redução de custos operacionais. Se em sua empresa você possui processos que são padronizados, baseados em regras definidas, com operações totalmente executadas, interagindo dados e consultas em Softwares, Sistemas, ERPs, CRMs, Planilhas e Sites, fique atento, pois um robô poderá assumir completamente estas e inúmeras outras atividades diárias de seus departamentos. Pontos relevantes em se analisar a implantação do RPA em sua empresa: Implantação de projetos em curto prazo; Seguro; Retorno veloz do ROI em até 800%; Redução significativa de custos; Aumento significativo da eficiência operacional; Libera profissionais e equipe inteiras alocadas em atividades operacionais repetitivas que consistem basicamente em consultas, validações, cadastros, relatórios, conferências dentre outras tarefas para atividades mais estratégicas, colocando robôs para assumir esse papel; Aumenta de forma impressionante o volume de operações realizadas; Amplia produtividade e volumetria de operações diárias; Possibilita a execução de operação 24×7, 365 dias ao ano; Redução das taxas de erros humanos; Flexibilidade na expansão da atuação dos robôs; Facilidade na interação entre robôs, unificando e integrando ciclos completos de atividades;
ESTÁ COM ALGUMA DÚVIDA? PERGUNTE AO ROBÔ RH!
Baseada em mecanismos de inteligência artificial, chatbot e Automação Robótica de Processos (RPA – Robotic Process Automation em inglês), a era dos atendentes eletrônicos está chegando aos departamentos de recursos humanos das empresas brasileiras para atender, 24 horas por dia, ao público interno destas empresas, ou seja, aos funcionários. Estes robôs de atendimento estão a postos para interagir com qualquer funcionário que vem em busca de informações ou até mesmo pode auxiliar e executar vários procedimentos internos como pedidos de férias, benefícios, trocas de endereço, dúvidas sobre procedimentos internos, folgas, dentre dezenas de outras informações ou solicitações que antes ocupavam várias horas das equipes de RH. “A atendente virtual de RH é desenvolvida de forma a se adaptar aos sistemas de RH utilizados pela empresa, sem a necessidade de substituir ou modifica-los, permitindo uma total interação com as informações neles armazenados permitindo ao robô interagir com os funcionários em conversas por chat, respondendo rapidamente a dúvidas da empresa, desde horários de trabalho, folgas, normas, procedimentos internos bem como pode fornecer, sem ocupar as equipes de RH, consultas e efetivação de solicitações para férias, folgas, reembolsos, descontos, documentos, holerites dentre outras dezenas de outras informações que normalmente eram solicitadas por e-mail ou telefone, ocupando de grande parte da produtividade das equipes das áreas Administrativas e de Recursos Humanos. É importante também destacar que o serviço de automação também pode ser treinado para interagir e responder a solicitações via e-mail, outro gargalo da produtividade das empresas. Iniciativas de automação do atendimento para as áreas de RH já estão acontecendo em várias empresas no Brasil, uma grande seguradora por exemplo criou uma atendente virtual para prestar o primeiro atendimento aos funcionários que entram em contato com o departamento de RH, que recebiam mais de 2.000 requisições por mês e está pronto para responder a mais de três mil tipos de perguntas relacionadas a empresa. Assim que implantado o novo serviços proporcionou uma queda de 60% na demanda sobre a equipe, isto apenas na primeira semana de atividade. Outra iniciativa similar está em desenvolvimento em uma das maiores redes varejistas do Brasil, seus mais de 100 mil funcionários realizam cerca de 60 mil consultas ao RH por mês. O objetivo do projeto neste caso é permitir que a equipe de RH tenha mais tempo para pensar estrategicamente outra vantagem destacada pela empresa é que o sistema prestará atendimento 24 horas por dia, sete dias por semana, enquanto o atendimento tradicional funciona apenas nos dias úteis, em horário comercial. “Se o funcionário perde a carteira do convênio médico num sábado, por exemplo, terá como resolver essa questão imediatamente?” Resposta:Sim, o robô poderá ajuda-lo 24 horas por dia, 7 dias na semana. Aliado ao atendimento eletrônico a automação de processos internos realizados pelas equipes de RH também tem trazido uma maior produtividade e eficiência para as atividades diárias, em um exemplo prático uma empresa recebia cerca 1.000 pedidos mensais de reembolso onde o processo de lançamento das informações recebidas pelos colaboradores e conferência das informações consumia cerca de 15 minutos por pedido para ser processado, ou seja, cerca de 250 horas de trabalho mensal, agora o robô de processamento de reembolsos faz o processamento automático de todos os 1.000 pedidos em apenas duas horas. Wander F. S. NetoCOOPERX
