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A constante busca pela padronização de processos, bem como o controle preciso de informações sensíveis ao seu negócio, obrigam equipes de Back-Office (ou retaguarda) a realizar, repetitivamente, dezenas de tarefas padronizadas em seus sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning). Estas repetições de um mesmo processo consomem, de forma silenciosa, a produtividade destes departamentos, sempre estagnados, constantemente demandando da contratação de mais recursos para atender aos prazos, metas e tempo de resposta estabelecidos. 

Isto ocorre porque além do “fator humano” que nada mais é, do que o tempo que um indivíduo consegue produzir normalmente em seu dia de trabalho, em grande parte dos casos, os processos necessários, telas de sistemas, fonte das informações e todas as ferramentas utilizadas por estas equipes também, possuem alguma limitação fazendo com que estes colaboradores tenham, no decorrer do dia, uma queda significativa em sua produtividade e ainda um aumento no risco de cadastramento ou fornecimento de informações incorretas.

“Certamente ao ler este Post você já deve ter se recordado de algumas operações ou tarefas repetitivas e altamente morosas, realizadas diariamente por suas equipes .”

Este cenário é encontrado em empresas de todos os tamanhos, nacionais e multinacionais, pois até então,, quanto maior o número de processos ou operações a serem cadastrados ou gerenciados, mais pessoas são necessárias nas equipes de Back-Office para realizar prontamente estas atividades. 

E é neste ambiente comum em que a “robotização” e o uso de “robôs” tem sua aplicação ideal, imediata e com impactos positivos na qualidade, velocidade e escala de sua gestão. Isto porque grande parte destas tarefas realizadas milhares de vezes ao mês, por seus colaboradores, são operações rotineiras de copiar e colar dados, ler informações em um site e cadastrá-la em um sistema. Receber um e-mail e cadastrar as informações, receber um pedido e lançá-lo no sistema, emitir e cadastrar notas fiscais, consultar certidões negativas, dentre centenas de outras atividades simples, que somadas, necessitam de muitas horas de trabalho e muitas pessoas envolvidas.

“Se neste exato momento você identificou processos e atividades repetitivas que sugam o tempo produtivo de suas equipes, são estes os primeiros processos onde podemos avaliar o uso de robôs para execução destas tarefas.”

Estamos implementando, cada vez mais, soluções baseadas em RPA e ajudando empresas a resolver desafios de produtividade, ganho em escala e redução de custos de maneira segura, econômicaviável, identificando processos em que robôs entreguem mais rapidamente e sem erros, atividades que consomem a produtividade de equipes comerciais, financeiras, administrativas, jurídicas, recursos humanos etc.

“Aplicado de forma correta, a Automação Robótica de Processos ou RPA em inglês (Robotic Process Automation) pode reduzir drasticamente a ineficiência que se acumula diariamente em operações de Back-Office e no uso de complexos sistemas de ERP, dentre outras centenas de atividades em sua empresa.”

Estes robôs operam de forma autônoma seus e-mails, sistemas de ERP (TOTVs, SAP, ORACLE, MICROSOFT, MEGA, SENIOR, próprios, etc.), planilhas Excel, arquivos do Word, Relatórios em PDF, sites, intranets e sistemas bancários, executando de forma repetitiva e automática tudo o que ensinarmos a ele, sem a intervenção humana, sem erros, permitindo a realocação de suas equipes para funções que realmente necessitem da analise humana.

“Em um caso recente um robô desenvolvido pela realizou em 28 minutos uma operação que envolvia diariamente a dedicação exclusiva de oito pessoas.”

Alguns outros processos em que robôs podem executar de forma autônoma, tarefas do dia a dia de suas equipes de apoio:  

  1. Automação de Processos relacionados a emissão, processamento ou validação de boletos;
  2. Automação de Processos relacionados ao Processamento, validação, auditoria ou emissão de notas fiscais;
  3. Automação de Processos relacionados ao Cadastramento de clientes, validação cadastral mensal em múltiplos serviços de consulta;
  4. Automação de Processos relacionados a Validação cadastral de fornecedores e clientes e consulta de certidões negativas;
  5. Auditorias;
  6. Consolidação de informações bancárias; 
  7. Cobranças e baixas automática de pagamentos; 
  8. Etc.
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