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Cada vez mais adotadas, as soluções de RPA, ou Robotic Process Automation, estão acelerando os processos, minimizando erros, facilitando integrações e até transformando as estruturas organizacionais em empresas de todo tipo de setor.

Utilizadas em aplicações que vão desde a indústria automotiva até a exploração subaquática, os robôs já deixaram de ser ficção há muito tempo

O objetivo deste artigo é esclarecer as principais dúvidas sobre o RPA e mostrar porque essas três letras estão impactando as organizações. Para isso, vou explicar o que é o RPA, como funciona e onde a tecnologia já está sendo aplicada…

Além disso, nas próximas linhas vou descrever os principais benefícios do RPA para empresas de diversos setores e apresentarei um panorama da tecnologia, levando em consideração o momento atual e as tendências e expectativas para o futuro. Boa leitura.

Mas afinal, o que é RPA?

Não confunda RPA com Recibo de Pagamento Autônomo, este é um tipo de documento que acaba sendo utilizado em contratações de profissionais sem vínculo empregatício, o que é feito em muitas empresas como opção de mobilização de mão de obra temporária ou esporádica.

No nosso caso, RPA é uma abreviação para Robotic Process Automation, ou seja, automação de processos através de robôs, mas gostamos de dizer que ter um RPA na sua empresa, é como se fosse um trabalhador digital, um recurso tecnológico que simula um usuário ou colaborador em atividades repetitivas.

Na prática, o termo é utilizado para descrever toda uma categoria de soluções capazes de automatizar partes ou fluxos de trabalho completos, minimizando o tempo investido em trabalhos repetitivos e burocráticos, e reduzindo os erros a zero.

Permitindo com isso que pessoas possam focar em atividades mais estratégicas dentro da organização, por exemplo, melhorando o atendimento aos clientes ao em vez de gastar tempo com atividades burocráticas.

Além de contar com a facilidade de integração com vários tipos de sistemas: ERP’s, sistemas legados, sistemas do governo, mainframe/terminal, windows, web, e etc… Mesmo que os sistemas não possuam qualquer tipo de API ou serviços disponíveis.

Por que o RPA é parte essencial da Industria 4.0?

Podemos dizer que a busca pela automação do trabalho tem sido algo antigo na nossa sociedade, inclusive vem até antes da primeira revolução industrial. Já nessa época, por exemplo, o tear mecânico maximizou a eficiência de costureiros e permitiu uma entrega de valor muito maior com um esforço humano consideravelmente menor. 

Mas sem dúvida, as consequências da revolução industrial foram muitas e, nos anos seguintes, a população humana cresceu vertiginosamente, em um ritmo que nunca havia sido visto nos mais de 50 mil anos estimados da nossa espécie…

Aumentaram também as necessidades de consumo, o que já foi enxergado como uma verdadeira sentença de morte por alguns pensadores, como Thomas Robert Malthus, que imaginava que o aumento da população superaria o da produtividade e a fome seria inevitável. 

O tempo contrariou as previsões apocalípticas de extinção, como a teoria populacional malthusiana, de que a população cresceria em progressão geométrica e a produtividade de alimentos em progressão aritmética. Na prática, com a evolução da tecnologia e o progresso técnico na indústria e na agricultura, a produtividade superou em muito as necessidades. 

Isso está permitindo não só o aumento populacional como uma distribuição de riqueza e qualidade de vida muito superior à que existia na civilização pré-industrial. O progresso se intensificou com o passar dos anos e, nas últimas décadas, computadores, telecomunicações e a própria internet trouxeram uma evolução ainda mais surpreendente

Se o tear mecânico reduzia o esforço humano necessário para aumentar a produtividade, as novas tecnologias digitais são capazes de automatizar processos completos, multiplicar a performance e obter resultados que antes eram inconcebíveis. 

O atual momento de transformação é considerado uma transição para a quarta revolução industrial, ou apenas Indústria 4.0. Embora não se trate apenas de novas tecnologias, e sim de pelo menos na teoria um novo conceito de sociedade que virá, entendemos que junto a outras tecnologias como a internet das coisas, machine learning e o Big Data analytics, o RPA é um dos pilares dessa mudança. 

No ideal da Indústria 4.0, o envolvimento humano direto com o operacional é mínimo. Sistemas automatizados realizam todo tipo de tarefa burocrática repetitiva ou rotineira e a equipe é livre para fazer aquilo que as máquinas ainda não fazem: inovar e experimentar o novo, explorando seu potencial criativo

Em diversos setores, essa utopia já é realidade.

Ao incluir um trabalhador digital pelo uso do RPA, a empresa agiliza seus processos, reduz custos e praticamente elimina erros e imprecisões causadas por distração ou cansaço, e conta com um robô que pode trabalhar 24 horas por dia, 07 dias por semana!

Com as máquinas, a força de trabalho humana se liberta das tarefas repetitivas e pode se dedicar a atividades mais complexas e estratégicas da empresa. 

Como funciona uma solução de RPA?

Um dos diferenciais do RPA para outras ferramentas de automação de processos é sua versatilidade. Esse tipo de tecnologia interage com outros softwares e arquivos por meio de uma interface de usuário comum, a mesma que é utilizada por um usuário humano.

Isso significa que qualquer tipo de sistema que seja operado por usuários reais pode ser automatizado de algum jeito com um RPA. E isso muda o jogo!

Em outros tipos de softwares de automação, a implementação costuma ser custosa e mais técnica, já que muitas vezes é preciso lidar com código de programação e contar com algum tipo de integração de sistemas. Já com o RPA, é possível que os próprios usuários possam criar seus robôs para que ele consiga fazer alguma parte do trabalho sozinho. 

Dessa forma, a versatilidade do RPA é muito maior, já que não é preciso efetivamente integrar sistemas por meio de APIs – que nem sempre estão disponíveis – ou de desenvolver novos sistemas.

Basta instalar o RPA e mostrar o caminho a ser seguido pela ferramenta. 

Um exemplo simples para entender melhor como isso funciona é imaginar a rotina de um colaborador do setor de atendimento ao cliente de uma empresa que gasta muito do seu tempo em tarefas repetitivas. 

Com a responsabilidade de monitorar interações e contatos de clientes no e-mail e nas redes sociais para depois organizá-los em uma planilha, esse profissional pode ter que utilizar diversos softwares diferentes para coletar, organizar e transformar essas informações em dados úteis para a gestão. 

Com uma aplicação de RPA, em vez de passar horas com esse tipo de tarefa, o colaborador pode ‘treinar’ o trabalhador digital – o robô – para que ele aprenda a realizar essas atividades exatamente da mesma forma que ele faria, mas com uma velocidade incomparável, grande eficiência e erro zero.

Além disso, já existem até mesmo soluções mais avançadas que combinam RPA, com Inteligência Artificial, Chatbot, Linguagem Natural, URA, e até solucionador de captcha e reCaptcha, para facilitar ainda mais esse trabalho.

Onde o RPA pode ser aplicado?

A versatilidade do RPA é imensa. Visto que ele utiliza a mesma interface que o usuário para trabalhar, basicamente qualquer tipo de software utilizado por pessoas reais pode ser operado por um robô.

Naturalmente, em algumas situações, a automação do RPA será mais efetiva e interessante, especialmente aquelas em que a repetição é constante, existe um processo claro, ou se necessita de algum tipo de integração especial.

Em qualquer negócio em que os processos de trabalho envolvem a operação de softwares, é possível utilizar o RPA, nem que seja apenas para a agilizar o login em uma caixa de e-mail ou classificar os contratos e documentos recebidos ao longo do dia. Ele pode ser facilmente integrado a diferentes softwares sem a necessidade de realizar alterações no código de qualquer um deles. 

Outros exemplos de aplicação incluem a coleta e organização de dados, cadastro de informações em sistemas e geração de relatórios regulares. 

Um obstáculo para a aplicação do RPA é o captcha, o conhecido validador em que os usuários precisam comprovar que são humanos, digitando letras e números distorcidos que aparecem na tela ou identificando objetos em fotos… 

A menos que a solução de RPA escolhida possua integrado a sua plataforma uma solução para captcha/reCaptcha, com suporte e total segurança para uso.

Quais são os benefícios do RPA para as empresas?

O primeiro e mais claro benefício do RPA para uma empresa é a maximização da produtividade sem a necessidade de ampliar, proporcionalmente, os gastos com o time no mesmo tipo de tarefa.

Na prática, a automação deixará o trabalho mais eficiente e também mais barato, facilitando a escalabilidade. 

Por isso, adotar esse tipo de ferramenta pode ser a solução para quando a gestão não sabe como reduzir custos sem comprometer a operação. 

Outra vantagem é a redução de erros humanos. O RPA só falha quando o humano que o treinou erra na hora de criar o fluxo de trabalho, afinal, a máquina nunca se cansa nem se distrai. Pelas mesmas razões, o padrão de qualidade daquilo que o robô executa é linear e constante, garantindo uma padronização rígida. 

Além disso, o uso de RPA pode proporcionar uma vantagem competitiva para as empresas, pois o tempo de desenvolvimento de soluções novas com o uso do RPA acelera a entrega dos novos processos.

Por fim, o custo-benefício do RPA é bem mais inteligente do que o de outras soluções de automatização, já que ele não requer alterações nos softwares já utilizados pela equipe nem mesmo o trabalho técnico especializado de integração de aplicações. 

Como implementar o RPA em uma empresa?

O trabalho de implementação de RPA nas empresas é consideravelmente mais simples e barato que o de outros tipos de ferramentas tecnológicas, mas, ainda assim, é importante ressaltar para sempre contar com o trabalho do time de TI em uma participação ativa com todos os envolvidos. 

O primeiro passo aqui é escolher um primeiro processo que possua potencial para ser automatizado pelo RPA.  

Para listar essas atividades, é recomendável promover conversas entre técnicos que entendam o potencial da ferramenta e o time operacional em si, que conhece muito bem suas demandas e pode entender melhor quais etapas se beneficiarão da automação. 

Nessa etapa, serão identificados os trabalhos que são desgastantes e repetitivos e também as responsabilidades em que a imprecisão humana seja um risco para o êxito.

Além da análise qualitativa baseada nessas reuniões, também é interessante avaliar dados quantitativos como ocorrências de erros e tempo gasto em tarefas. 

Alternativamente, a empresa pode contar com o apoio de fornecedores confiáveis ainda na etapa de levantamento das rotinas que podem ser automatizadas. 

E antes de efetivamente colocar o RPA para rodar, vale a pena cumprir com uma rodada de testes em que a performance do sistema é colocada a prova, ao mesmo tempo em que a equipe passa a conhecer e é treinada no uso da ferramenta. 

Esse é o momento em que qualquer tipo de falha precisa ser descoberta, portanto, é importante testar exaustivamente o software e explorar possibilidades para garantir a segurança digital

Por fim, uma vez que o RPA é implementado, é recomendável medir os resultados da ferramenta e comparar com números anteriores para ter uma dimensão clara dos ganhos de produtividade e redução de despesas na empresa. 

Por que é importante contar com o suporte de uma empresa especializada?

Apesar da usabilidade relativamente simples, o RPA é uma ferramenta tecnológica avançada e, de certa forma, uma novidade em muitos negócios.

Para acertar na implementação, é interessante contar com o suporte de um time especializado que solucione dúvidas e problemas que possam surgir com o seu uso. 

Uma recomendação para empresas nacionais é buscar um RPA brasileiro, desenvolvido por um fornecedor local que compreenda não só o idioma como também os desafios locais encarados pelos negócios em suas rotinas.

Além disso, com a parceria de uma equipe de especialistas que fala a mesma língua que a sua empresa, e com o suporte é mais ágil e eficaz

Adotar um RPA não é ficção nem utopia. A solução para agilizar processos e liberar o potencial criativo da equipe já existe e permite que um negócio escale com muito mais facilidade.

Segundo a consultoria Gartner, até 2022, 85% das grandes organizações do mundo terão adotado a automação pelo RPA.

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